Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Как получить погребальные в собесе
Октябрь 1, 2017
Экспертиза технически сложного товара сроки
Октябрь 1, 2017

Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Формирование и оформление дел в делопроизводстве Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Личное дело работника

Инфоinfo
Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний).Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения (увольнение, прием, перемещение – 75 лет ЭПК; отпуска, дежурства, командировки – 5 лет), формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнале). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещаний у директора, главы администрации, протоколы профсоюзного комитета и др.) Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

«война» за правильность оформления счетов-фактур продолжается…

Вниманиеattention
Как правило, личные дела, ведутся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Первоначально в личное дело, группируются документы оформляющие процесс приема на работу, а в последствии — все основные документы, характеризующие трудовую деятельность работника в организации. Наиболее рациональным представляется следующий СОСТАВ И ПОРЯдок расположения документов при заведении личного дела 1) внутренняя опись документов деле 2) дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) 3) личный листок по учету кадров (анкета) 4) автобиография; 5) копии документов об образование 6) трудовой договор: 7) копия приказа о приеме на работу Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность, и в какую организацию поступает работник.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Важноimportant
Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов: 1) вид документа (трудовой договор), 2) дата регистрации, 3) регистрационный номер, 4) место составления документа, 5) текст, 6) реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника. Индивидуальный приказ о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников) -Т-1 а После издания приказа о приеме на работу по усмотрению организации на работника может быть заведено личное дело. Личное дело — совокупность документов, содержащие наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными актами.

Проверяем наличие и полноту документов об образовании. После автобиографии в личное дело подшивают копии документов об образовании, о повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.). Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование.
Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании, необходимо затребовать для сверки подлинники этих документов. ЭТАП 10. Проверяем наличие и правильность оформления заявления о приеме на работу. Заявления о приеме на работу оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации.
Если документы наклеены на лист «елочкой», то сначала нумеруется лист основа, а затем все приклеенные документы. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы в историческом и художественном плане (рукописи) не подшиваются, а вкладываются в конверт.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Также вносятся изменения во внутреннюю опись или опись составляется заново.

Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Приведем пример заполнения обложки личного дела. Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь(наименование вышестоящей организации) Открытое акционерное общество «Нерудпром»наименование организации (структурного подразделения) Личное дело № 20 Сидорова (Иванова) Тамара Петровна (фамилия, имя, отчество) Начато 10.01.2009Окончено 31.05.2011 На 20 листахХранить 75 лет После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. ЭТАП 5. Проверяем наличие и порядок ведения внутренней описи документов личного дела. Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций.
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. В графе «Гражданство» записывают название страны. В графе «Образование» указывают уровень полученного работником образования. Напомним, что основное образование в РБ включает в себя 7 уровней: дошкольное, общее базовое, общее среднее, среднее специальное, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее (ст. 7 Закона РБ от 29.10.1991 № 1202-XII «Об образовании»). ЭТО ВАЖНО! Закон РБ об образовании утрачивает силу с 1 сентября 2011 г. в связи с принятием Кодекса РБ об образовании от 13.01.2011 № 243-З. В графе «Образование» указывают следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее» (Инструкция № 2).
Сроки хранения личных дел определяют по Перечню типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82. Справочно: Инструкция № 2 конкретизирует понятие «личное дело работника» и устанавливает перечень нанимателей, которые обязаны их вести.
На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно». Нумерация листов. Все листы дела, кроме внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист.
В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: На листе 10 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».
Передача дел в архив организации производится по описям. Передача должна осуществляться по графику, согласованному с руководителем структурного подразделения. Описи составляются в 2х экземплярах. В обоих экземплярах против каждого дела включенного в нее делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. Если в структурных подразделениях созданы ЭК, то описи составляются в трех экземплярах.В архив организации передаются только дела постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу. Документы сроком хранения до 10 лет, хранятся на рабочих местах.
В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в этих организациях могут быть свои особенности ведения кадровых документов (ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Личные дела заводят на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (п. 2 Инструкции № 2). Ведение личных дел рабочих Инструкцией № 2 не предусмотрено. Порядок ведения личных дел Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контролировать правильность оформления и хранения личных дел обязан руководитель организации (п. 4 Инструкции № 2).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *