Архивация документов основные принципы

Сменить снилс заявка онлайн
Сентябрь 28, 2017
Повысят ли пенсии прокурорам в отставке 2017 году
Сентябрь 28, 2017

Архивация документов основные принципы

Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов»; ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013); ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Рекомендации предназначены для практического использования архивами при осуществлении ими работы по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных электронных документов, а также при организации работы со структурными подразделениями организации, в деятельности которых создаются электронные документы, подлежащие хранению в архиве организации.

Error notbranded occurred

Инфоinfo
В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке.

За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет. Нормативы по архивированию документов в организации Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

Архив документов

РЕЗЮМЕ

  1. Хранение документов – обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне.
  2. Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.
  3. Список дел организации, для которых определены сроки хранения в соответствии со специальными перечнями, выстроенный по специальной форме, образует номенклатуру дел организации.
  4. Системам кадровой и бухгалтерской документации, а также электронным документам уделяется особое внимание.
  5. Уничтожение документов – организованный, централизованный процесс, требующий системного подхода.

Архивирование документов

Так, если документ был исполнен в январе 2015 г. и имеет срок хранения 5 лет, то эти 5 лет будут отсчитываться с 01.01.2016. Получается, что уничтожить этот документ можно только после 31.12.2020.

Вниманиеattention
На этапе определения сроков обычно обнаруживается, что при организации системы хранения документов каждое действие тянет за собой другое. Если мы задаемся вопросом, сколько лет хранится тот или иной документ, то сразу же возникает необходимость где-то это записать – нельзя же держать все эти цифры в голове.

Перечень, в котором указаны все документы организации, в т.ч. продолжительность их хранения, не что иное, как номенклатура дел. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Процесс хранения документов организации начинается с номенклатуры дел.
Наш словарик Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме[1].

Архивация документов

При необходимости выдачи электронных документов архива пользователям документы выдаются на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жест¬кий диск компьютера, после чего предоставляется доступ к документу (по локальной сети организации или пересылается по электронной почте). Наряду с проектом Рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций ВНИИДАД подготовил проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, содержащий более детализированные, чем в Правилах , положения по работе с электронными документами в государственных и муниципальных архивах в рамках сложившихся в архивном деле методов, правил и процедур обеспечения сохранности, комплектования, учета архивных документов.

Организация хранения электронных документов

Был изучен зарубежный опыт создания архивов электронных документов и организации хранения, комплектования, учета и использования архивных электронных документов в архивах. Проекты Рекомендаций разработаны в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела, с учетом положений национальных стандартов Российской Федерации по управлению документами и обеспечению долговременного хранения электронных документов.
Поскольку организация архивного хранения электронных документов требует создания в архиве особых условий — организационных, технических, технологических, — при подготовке рекомендаций были учтены современное состояние и возможности архивов органов власти, государственных и негосударственных организаций, а также государственных и муниципальных архивов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *